Close

Как все успевать: Базовый гайд по Трелло

Трелло — это инструмент для организации проектов. В нем можно создавать доски, списки и карточки с текстом, ссылками, картинками, чек-листами и метками.

Трелло идеален для:

  • ведения ежедневных списков дел;
  • небольших проектов на несколько человек;
  • ведения списков книг и фильмов;
  • хранения полезных материалов;
  • планирования курсов.
Трелло плохо подходит для:

  • больших команд, в которых много участников и проектов (подойдут нормальные CRM или Notion);
  • больших текстовых карточек (лучше использовать Evernote);
  • хранения интересных фото (здесь поможет Pinterest);
  • ведения финансов (есть специальные приложения для домашней бухгалтерии или Ексель, они удобнее).

Если вы хотите упорядочить что-нибудь из первого списка, то давайте посмотрим, как это сделать. Работать мы будем вместе с Алешей.

Алеша — это не только набор простейших геометрических фигур, но еще и фрилансер-копирайтер. У него 3 постоянных заказчика и много разовых, собственный блог, рисование, чтение и игра на гитаре в качестве хобби, жена и кот. Все это пребывает в хаосе, из-за чего Алеша часто срывает дедлайны, забывает, что хотел почитать и по два часа тупит с женой, выбирая фильм на вечер.

Вместе с Алешей мы зарегистрируемся в Трелло и начнем там работать.

WARNING! Статья почти целиком состоит из картинок  — их здесь больше, чем текста, потому что так гораздо нагляднее. Кроме того, статья скорее для новичков — я не буду рассматривать все функции и покажу не как пользоваться Трелло профессионально, а как с его помощью решить практические задачи. Подробный гайд по Трелло с большим количеством текста можно почитать на сайте самого Трелло.

Регистрация и первая задача

Заходим на эту страницу https://trello.com/logged-out и нажимаем «Зарегистрироваться». Заполняем стандартную простенькую форму и попадаем сразу на первую доску, которую Трелло заботливо создал для Алеши.

Первым делом Алеша хочет упорядочить работу.

Не спеши, Алеша. Создавать доски для проектов удобно, если проекты очень большие. Но для трех заказчиков ты просто пишешь по несколько текстов в неделю — на разных досках ты все потеряешь. Поэтому лучше сделать для работы одну общую доску — тогда все рабочие задачи будут перед глазами.

Поэтому переименовываем доску в «Работа». Заголовки списков Трелло придумало до нас, и они нас устроят, разве что добавим новый список «Оплачено», чтобы следить за деньгами и добавим самую первую задачу.

Пока выглядит скучновато, а я вам обещала веселье. Сейчас немного раскрасим.

Метки

Это моя любимая функция в Трелло. К каждой карточке можно добавить цветовую метку, которая будет означать что угодно. Сделать это можно в меню редактирования, которое открывается вот здесь:

А выглядит вот так:

Также меню редактирования откроется, если нажать на саму карточку. Там оно будет расширенным, так что я советую вам и Алеше использовать именно его:

Другие пункты редактирования мы рассмотрим чуть позже, а пока остановимся на метках:

Метки — это цветовые ярлычки, похожи на цветные закладки, которые можно клеить в книги и на документы.

Здесь принцип тоже. Каждой метке можно присвоить название. Например, Алеше будет удобно отметить цветами разных заказчиков:

Метки уникальные для каждой доски, так что не бойтесь, что они закончатся — для новых досок на те же цвета можно будет назначить новые названия.

Добавим еще несколько задач и посмотрим, как это будет выглядеть с метками:

Уже гораздо лучше. Я предлагаю здесь и остановиться — к карточкам можно добавлять еще и картинки, но в списке задач это вряд ли необходимо.

Но кое-чего не хватает…

Сроки

Вернемся к картинке с редактированием карточки:

Здесь есть пункт «Сроки», который позволяет выставить срок исполнения задачи.

Сроки подсвечиваются разными цветами, например, желтый предвещает надвигающийся…кхм…дедлайн, а красный говорит о том, что уже слишком поздно. При добавлении срока в задаче появляется галочка, которая позволяет отметить выполнение:

Новые доски

Первая доска готова, и ее можно всегда держать перед глазами. Но теперь давайте сделаем новую доску. Например, у меня есть доска, куда я заношу все книги, которые планирую прочитать, читаю и уже закончила:

Создавать доски можно вот в этом меню:

Для Алеши мы сделаем несколько досок под его актуальные занятия

В них можно создавать любые списки и индивидуальные метки, например, для художественных и профессиональных книг. А еще можно менять фон доски для красоты — это делается внутри доски, в меню:

В этом же меню можно отфильтровать карточки по меткам и срокам и посмотреть заархивированные карточки, а также закрыть ненужную доску Помню, в свое время я довольно долго искала способ удалить доску. Так вот, это в меню, в разделе еще:

Недавно в Трелло появилось нововведение. Если нажать вот сюда:

Откроется главное меню Трелло. Там в разделе главная страница собраны все задачи со сроками, которые есть на досках. Это помогает отслеживать истекающие сроки на разных досках:

Теоретически это позволяет вынести каждого заказчика на отдельную доску, но мне так все равно не удобно.

Все, что я описала, хорошо работает, пока Алеша один. Но так бывает не всегда.

Совместная работа в Трелло

Недавно у Алеши появился разовый заказчик, который кроме текстов захотел от Алеши SEO. Алеша в SEO не умеет, но у него есть друг Вася — крутой спец в оптимизации и продвижении. Алеша позвал Васю в проект. Раньше их общение выглядело так:

Плюс сотни разрозненных файлов в Гугл Доках, сорванные сроки и недовольный клиент. Что можно сделать? Добавить Васю в Трелло!

Для этого мы просим Васю зарегистрироваться и создаем публичную доску:

К этой публичной доске мы можем пригласить участника:

А ссылку на доску можно отправить клиенту. Либо тоже добавить его как участника, чтобы он мог ставить задачи прямо там.

Теперь общение по проекту выглядит так:

Прямо к карточкам можно прикладывать ключи, документы, картинки — что угодно. Кроме того, в карточке можно вызывать участника доски — тогда ему придет оповещение:

Алешу так вдохновил успех командной доски, что он решил предложить своей жене Насте вести в Трелло список домашних дел.

Нет, Настенька. Посмотри, какой кайф:

Метки помогут распределить обязанности, установить сроки и не ругаться, что кто-то что-то забыл.

Настенька у нас программист. Но мы уверены, что ей понравится.

Приложение на телефон

Самое крутое я приберегла на конец =) У Трелло есть мобильное приложение с полностью тем же функционалом. То есть задачи можно просматривать, перетаскивать и добавлять с телефона.

Я особенно активно использую это для записи идей. У меня есть доска «Кладовка», куда я записываю идеи по работе, блогу, книгам и т.п. Раз в неделю я разгребаю кладовку и рассовываю из нее карточки по другим доскам— в меню есть функция «Перемещение».

Для быстрого добавления карточки у меня стоит виджет на телефоне. Нажал, записал, сохранил.

Вывод

Трелло помогает оптимизировать кучу задач, начиная от работы, и заканчивая домом. Теперь Алеша успешный копирайтер, у них с женой все хорошо, а дома всегда порядок.

 


Комментарии: